Einfach. Transparent. Effizient.

Enable Digital Processes – mit automatisierten Workflows zu digitalen Geschäftsprozessen

Gestalten Sie Ihre digitale Transformation: Mit moderner, intuitiver Dokumentenmanagement-Software Arbeitsabläufe automatisieren und Prozesse einfach, transparent und effizient gestalten.

Rechtssicher. Transparent. eSignature

easy contract – Digitales Vertragsmanagement leicht gemacht

easy contract schafft Transparenz in allen Vertragsangelegenheiten:

  • Alle Verträge zentral verfügbar standortübergreifend, unternehmensweit, sicher.
  • Definierte Zugriffsberechtigungen und klare Zuständigkeiten.
  • Vertragsüberwachung und Fristen jederzeit im Blick.
  • Verträge rechtskräftig digital signieren.

Der gesamte Vertragsprozess in einer Software

Verträge erstellen

Verträge einheitlich, schnell und einfach erstellen – ganz easy – mit Dokumentenvorlagen und Textbausteinen.

Zusammenarbeiten

Verträge gemeinsam bearbeiten, prüfen und verifizieren – ganz easy – im  Büro, Homeoffice oder unterwegs.

Digital signieren

Verträge jederzeit rechtssicher signieren – ganz easy – mit DocuSign oder einem Signaturdienst Ihrer Wahl.

Sicher archivieren

Verträge revisionssicher verwalten, ablegen und ganz easy jederzeit recherchieren können

Die Funktionen des digitalen Vertragsmanagement im Detail

Mit dem digitalen Vertragsmanagement managen Sie Ihre Verträge ganz easy. Überzeugen Sie sich selbst und lernen Sie easy contract in einer Live Demo kennen.

Digitales Nutzenpotential für Ihr Vertragsmanagement

easy contract unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages: von der Erstellung, über den rechtssicheren Abschluss, Fristenkotrolle bis zur sicheren Archivierung.

easy contract macht selbst komplexe Genehmigungs-Workflows transparent und einfach und sorgt jederzeit für Auskunftsfähigkeit.

easy contract übernimmt die Versionierung aller Vertragsdokumente sowie auch der Dokumentenvorlagen und führt eine lückenlose Änderungshistorie.

easy contract versorgt diverse Applikationen wie z.B. für den Einkauf, das Rechnungswesen oder das Personalmanagement mit rechtlich relevanten Dokumenten.

Mehr Effizienz im gesamten Unternehmen mit durchgängigen digitalen Prozessen: Kombinieren Sie Ihr Vertragsmanagement ganz easy mit rechtskonformer Archivierung und digitaler Rechnungsverarbeitung.

Daten und Dokumente sicher und rechtskonform ablegen

Rechnungen digital verarbeiten, prüfen und freigeben

Eingangsrechnungen standortübergreifend prüfen und freigeben.

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit easy invoice

Die digitale Rechnungsverarbeitung minimiert manuellen Aufwand und Durchlaufzeiten für Eingangsrechnungen und steigert Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen.

  • Automatisierte, KI basierte Belegerfassung
  • Schnelle Rechnungsprüfung und Freigabe-Workflows
  • Hochintegriert im Accounting System
  • Rechtssichere Archivierung

Auf einen Blick: Alle Funktionen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

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Dashboard für das Rechnungsmanagement

Den perfekten Überblick über alle eingehenden Rechnungen, anstehende Freigaben, fällige Zahlungen u.v.m. gewährt das Management Dashboard mit integrierten Gadgets und konfigurierbaren Reporting Funktionen. Beliebige Kennzahlen im Unternehmen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen. Das persönliche Dashboard kann rollenspezifisch oder individuell für jeden Mitarbeiter konfiguriert werden.

2

KI-basierte Erfassung von Rechnungsbelegen

Alle eingehenden Rechnungen egal ob sie als Papierrechnung oder per E Mail als PDF eintreffen werden automatisch erfasst. Dabei erfolgt sofort eine Konformitätsprüfung nach formalen Kriterien der GoBD . Gleichzeitig werden alle erforderlichen Rechnungsinhalte Rechnungskopf, Datum, Kreditor, Gesamtbetrag sowie der Bestellbezug und die einzelnen Rechnungspositionen automatisch ermittelt und plausibilisiert.

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Digitale Rechnungsprüfung und Freigabe Workflow

Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt standardisiert nach einem regelbasierten Rechnungsworkflow. Eine automatische Zuordnung im ERP/ FiBu System, effiziente Prüfung (z.B. des Wareneingangs) und die schnelle Freigabe sind das Ziel. Das Rollen und Berechtigungskonzept (inklusive Vertreterregelungen bei Abwesenheit) und frei definierbare Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass der Rechnungsdurchlauf schnell und reibungslos funktioniert.

4

Buchen und Ablage

Nach der Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgen die Buchung und die Ablage im Archiv: Das System überträgt die Rechnungsinformationen automatisiert an das angebundene ERP System. Da die Eingangsrechnung Prüfung und Freigabe zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich durchlaufen hat, können Buchung und Zahlung im ERP/ FiBu System vollautomatisch ohne weitere Benutzerinteraktion erfolgen. Parallel erfolgt die Ablage im Belegarchiv, wo die Rechnung mit dem Buchungsvermerk aus dem ERP/ FiBu System gekennzeichnet wird.

5

Prozessmonitoring und Rechnungscontrolling

Die abteilungsübergreifende Prozessüberwachung schafft Transparenz und stets Auskunftsfähigkeit über die laufenden Prozesse der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. So werden potenzielle Störungen und Verzögerungen frühzeitig erkannt und gelöst. Risiken werden mithilfe des Eskalationsmanagements gemäß den vorab definierten Vorgaben abgewendet. Aber nicht nur laufende Prozesse werden überwacht. Das Rechnungsmonitoring erlaubt ebenso die Auswertung abgeschlossener Vorgänge.

Unterschriften-Mappe ade! Nie mehr Skontofristen versäumen
oder Zahlungsverzug riskieren!
Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung haben Sie Ihre Rechnungsprozesse ganz schnell im Griff und jederzeit volle Transparenz über alle eingehenden Rechnungen . Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach das geht

Nahtlos integriert – Sie arbeiten ohne Medienbrüche wie aus einem Guss

Die elektronische Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Business Software (ERP/FiBu / Wawi ) für durchgehende digitale Geschäftsprozesse vom Bestellwesen und Einkauf über Wareneingang bis zur Kreditorenbuchhaltung. Buchen Sie geprüfte Rechnungen einfach wie gewohnt in Ihrem Buchhaltungssystem, nachdem sie den automatisierten, transparenten Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung in easy invoice durchlaufen haben. Die freigegebenen Datensätze werden automatisch an Ihr FiBu / ERP System übertragen.

Purchase to Pay | Der Prozess

Nahtlos integriert – mit der Infor LN-Schnittstelle von Cronon

Sie arbeiten mit dem Finance System von infor LN und möchten Ihre Rechnungsprozesse mit einem digitalen Workflow unternehmensweit abbilden? Mit der ECM4LN Integration von Cronon verbinden Sie die elektronischen Rechnungsverarbeitung ganz einfach mit Ihrem Buchhaltungssystem. Sprechen Sie uns einfach an, wir machen das.

Datev – in 4 Schritten zum neuen Belegarchiv

DMS-Archiv-Wechsel

Wie ein Archiv-Wechsel im laufenden Betrieb ganz einfach wird.

Sie arbeiten mit einem anderen ERP oder Buchhaltungssystem?
Kein Problem: Wir integrieren die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in die ganz spezifischen Systemumgebungen unserer Kunden. Sprechen Sie uns einfach an, wir machen das.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet mehr:

Rechtssicheres Langzeitarchiv für alle Belege (GoBD-konform)

Rechnungen digital verarbeiten, prüfen und freigeben

Rechnungsverarbeitung mit Procurement-Prozesse verbinden

XRechnung – der globale Standard für elektronische Rechnungen

Gut zu wissen: FAQs zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Der große Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung liegt im hohen Automatisierungsgrad des Eingangsrechnungsprozesses. Durch die weitgehend automatischen und KI-gestützten Vorgänge sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Der Wegfall manueller Arbeiten und eine komplett zeit-und ortsunabhängige Rechnungsprüfung und Freigabe sorgen für einen schnellen Rechnungsdurchlauf und reduzieren die Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung signifikant.

In gleichem Maße steigt die Prozessqualität bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, denn die fehleranfällige manuelle Erfassung von Rechnungen, umständliche Zuordnung zum verantwortlichen Rechnungsprüfer und eine unübersichtliche Verteilung per E-Mail entfallen. Keine Rechnung geht mehr verloren oder schlummert in den Tiefen eines persönlichen Postfachs. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen im rechtskonformen Archiv ist ein sicherer, standort-und abteilungsübergreifender Prozess ohne Medienbrüche möglich.

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn Sie bestimmte Voraussetzungen gewährleisten: Für die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung muss zwingend eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die neben der (technischen) Dokumentation weitere detaillierte Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält. Die Verfahrensanweisung hilft dem Wirtschaftsprüfer die GoBD-Konformität Ihres digitalen Rechnungseingangsprozesses zu bewerten.Die Software-Lösung der EASY SOFTWARE AG hat eine Zertifizierung nach IDW PS880 durchlaufen und unterliegt regelmäßigen Prüfungs-Audits. Das Prüfungs-Zertifikat bestätigt, dass – bei korrekter Verwendung der Software – Dokumente revisionssicher, und somit GoBD-konform,  digital verwaltet und archiviert werden können.

OCR (Optical Character Recognition) bedeutet übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Es ist eine Technologie, mit der aus (Bild-)Dateien Schriftzeichen erkannt und ausgelesen werden. Bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung wird die OCR-Texterkennung eingesetzt, um alle Zeichen auf einer vorliegenden (PDF-)Rechnung auszulesen. Die Ergebnisse der OCR-Erkennung werden dann anhand von Mustern und Pattern KI-gestützt inhaltlich den Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, Betrag, Umsatzsteuer…) zugeordnet. Wir sagen dazu: Die Rechnungsinformationen wurden ausgelesen.

Beim Auslesen von Eingangsrechnungen kommen noch weitere Techniken zum Einsatz. Mithilfe von Stammdaten, Bestelldaten etc., die aus den angebundenen ERP-Systemen „geholt“ werden, können weitere Daten ermittelt und Rechnungsinformationen plausibilisiert werden.

Bei der KI-basierten Belegerfassung werden sowohl der Gesamtbetrag einer Rechnung, als auch die einzelnen Rechnungspositionen standardmäßig ausgelesen, wenn die Rechnung einen Bestellbezug hat. Im anschließenden Rechnungsfreigabe-Workflow können die einzelnen Rechnungspositionen getrennt voneinander geprüft und freigegeben werden.

Die Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung wird mit einem Standard-Freigabeworkflow ausgeliefert der einem Best-Practice-Ansatz verfolgt und aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung besteht. Dieser Workflow kann in allen Belangen angepasst werden an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens (z.B. Abfolge und Bedingungen für die einzelnen Prüfschritte, Freigabelimits, Matrix für automatische Bearbeiter-Zuordnung, verschiedene Mehrwertsteuersätze usw.). Eine erste unternehmensspezifische Konfiguration des Standard-Rechnungsworkflows erfolgt bei der Installation und Einrichtung der Software im Unternehmen bzw. beim Set-up der Cloud-Services.

Die Modifizierung des Standardprozesses ist denkbar einfach, sodass Key-user in der Lage sind die Änderungen selbst vorzunehmen, wenn die elektronische Rechnungsverarbeitung im Unternehmen On-Premises – das heißt im eigenen Rechenzentrum – installiert und betrieben wird. Wird der elektronische Rechnungsprozess als Managed Hosting oder Cloud-Services bereitgestellt, haben Key-user und Systemadministratoren nur eingeschränkte Möglichkeiten den Prozess anzupassen.

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist eine Standard-Applikation auf der Basis der DMS-Software der EASY SOFTWARE AG. Die Standard-Lösung ist in wenigen Tagen nach der Installation und Ersteinrichtung einsatzbereit. Unternehmensspezifische Anpassungen und die Einbindung in Ihre Drittsystem (ERP/FiBu/CRM usw.) sind in der initialen Einrichtung noch nicht berücksichtigt. Diese speziellen Anforderungen werden gemeinsam mit dem Auftraggeber in einem initialen – in der Regel 1-2 tägigen – Workshop aufgenommen, spezifiziert und abgestimmt.

Ein durchschnittliches Projekt zur Implementierung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung dauert für ein mittelständisches Unternehmen ca. 15 Personentage.

Digitale Personalakte. Recruiting & Onboarding. Mitarbeiter-Selfservice

Digitales Personalmanagement mit easy hr

Die vollumfängliche easy hr Software ist mehr als eine digitale Personalakte. Sie unterstützt alle Bereiche der Personalverwaltung, Recruiting und Onboarding ebenso wie Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung. Mit easy hr fördern Sie das Human Capital Ihres Unternehmens und sichern den strategischen Unternehmenserfolg. Und das bereits kurzfristig: Denn easy hr ist sofort startklar.

Von der digitalen Personalakte zum strategischen Human Capital Management

easy hr-Module

  • Digitale Personalakte und Firmenakte
  • Bewerbermanagement
  • Qualifikationsmanagement
  • Seminarverwaltung
  • Self Service für Mitarbeiter & Führungskräfte
  • Digitales Archiv

Nutzervorteile

  • Effiziente Personalverwaltung und Mitarbeiterbetreuung
  • Erfolgreiches Recruiting
  • Strategische Mitarbeiterentwicklung
  • Gezielte Aus- und Weiterbildung
  • Hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
  • Sichere, DSGVO konforme Ablage

Ob Start up, Mittelstand oder globaler Konzern: Mit easy hr haben Sie alle Personalprozesse

jederzeit im Griff vom Recruiting bis zum Mitarbeiter Self Service.

Der perfekte Start: Digitales Mitarbeiter-Onboarding

Neue Mitarbeiter erfolgreich im Unternehmen integrieren und mit neuen Technologien bewährte Onboarding-Prozesse optimieren – digitales Mitarbeiter-Onboarding ist entscheidend, um Talente zu gewinnen und langfristig zu binden. Mehr erfahren …

Der perfekte Onboarding-Prozess

Was können wir für Sie tun? Schreiben Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen

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    Maren Kämmler
    ECM Vertrieb und Beratung

    +49 30 39802-579
    ecm@cronon.net

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